L’extrait de casier judiciaire et les règles de confidentialité : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Le recrutement d’un employé est une étape cruciale pour une entreprise, qui doit s’assurer de la fiabilité et de l’intégrité du candidat. L’extrait de casier judiciaire constitue un élément important pour vérifier ces qualités. Mais quelles sont les obligations de l’employeur en termes de confidentialité ?

1. Demande d’extrait de casier judiciaire : dans quels cas est-ce autorisé ?

La demande d’un extrait de casier judiciaire par un employeur est encadrée par la loi. En effet, il n’est pas systématiquement autorisé à effectuer cette démarche pour tous les postes à pourvoir. Il convient donc de distinguer deux situations :

Pour certains emplois spécifiques, la loi impose la présentation d’un extrait de casier judiciaire vierge ou comportant seulement certaines condamnations compatibles avec le poste. Il s’agit notamment des professions en lien avec la sécurité (agents de sécurité, policiers), la justice (avocats, juges), l’éducation (enseignants, animateurs) ou encore le secteur bancaire et financier.

Pour les autres emplois, il est possible que l’employeur demande un extrait du casier judiciaire, mais cela doit être justifié par des raisons objectives tenant à la nature des fonctions exercées par le salarié et aux exigences particulières du poste. Par exemple, si le poste implique des responsabilités financières importantes ou la gestion de données sensibles.

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2. Les règles de confidentialité à respecter par l’employeur lors de la consultation de l’extrait

Une fois que l’employeur a obtenu l’autorisation de consulter l’extrait du casier judiciaire d’un candidat, il doit respecter certaines règles de confidentialité :

La finalité : L’employeur ne peut utiliser les informations contenues dans l’extrait qu’à des fins strictement professionnelles et en rapport avec le poste concerné. Il ne doit pas s’en servir pour porter atteinte à la vie privée du salarié ou pour discriminer ce dernier.

La durée de conservation : L’employeur doit détruire l’extrait dès que le délai légal de conservation est écoulé (généralement 2 mois à compter de la date d’émission de l’extrait) ou dès que le candidat n’est plus en lice pour le poste.

La communication : L’employeur doit veiller à ce que seules les personnes directement concernées par le recrutement aient accès à l’extrait. Il ne peut donc pas divulguer son contenu aux autres employés ou à des tiers sans raison valable.

3. Les sanctions encourues par l’employeur en cas de non-respect des règles

Le non-respect des obligations liées à la demande et à la consultation d’un extrait de casier judiciaire peut entraîner des sanctions pour l’employeur :

Sanctions pénales : L’employeur qui utilise les informations contenues dans l’extrait à des fins autres que celles autorisées par la loi ou qui ne respecte pas les règles de confidentialité encourt une amende pouvant aller jusqu’à 45 000 euros, voire une peine d’emprisonnement de 3 ans en cas de récidive.

Sanctions civiles : Le salarié dont les droits ont été bafoués peut demander réparation devant le juge civil. Il peut notamment obtenir des dommages et intérêts pour le préjudice moral et/ou matériel subi.

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Sanctions administratives : La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) peut également sanctionner l’employeur qui ne respecte pas les règles relatives à la protection des données personnelles (dont fait partie l’extrait de casier judiciaire).

4. Les recours possibles pour le salarié victime d’une violation de ses droits

En cas de violation des règles liées à la demande et à la consultation d’un extrait de casier judiciaire, le salarié a plusieurs recours possibles :

Saisir le juge civil : Comme mentionné précédemment, le salarié peut engager une action en justice pour obtenir réparation du préjudice subi.

Saisir la CNIL : La CNIL est compétente pour traiter les plaintes relatives à la protection des données personnelles et peut mener des enquêtes à ce titre. Elle peut également informer le salarié sur ses droits et l’orienter vers les démarches à effectuer.

Saisir le Défenseur des droits : Cette autorité indépendante peut être saisie par les personnes estimant avoir été victimes de discriminations, notamment en matière d’emploi. Elle dispose de pouvoirs d’enquête et peut formuler des recommandations pour remédier à la situation.

En conclusion, l’extrait de casier judiciaire est un outil utile pour l’employeur afin de vérifier la fiabilité et l’intégrité d’un candidat. Toutefois, il doit veiller à respecter les règles de confidentialité et les obligations légales encadrant cette démarche, sous peine de sanctions. Quant au salarié, il dispose de plusieurs recours en cas de violation de ses droits.